オフィス移転マニュアル

スケジュール概要


  • 現契約の解約時期確認
  • 解約通知書届出
  • 原状回復の見積
  • 廃棄物の回収
  • 原状回復工事着手
  • 敷金の返還(退去後3ヶ月程)

  • オフィスの問題点抽出
  • オフィス基本レイアウト・立地条件選定
  • 物件の選定と内覧
  • 物件の賃貸借契約内容確認
  • 入居申込書提出
  • 賃貸借契約書面取交
  • 敷金・保証金等一時支払い


※内装・設備・通信業者
  • オフィスのレイアウト設計と什器備品、間仕切パーテーション等の企画調整
  • 内装設備工事作業開始
  • 電話・光回線・OA設備の移設手配
  • 電気・設備防災工事作業開始
  • 新規什器備品納入・工事
  • 工事完了検査


※引越業者
  • 引越業者打合せ・見積・下見
  • 移転作業計画書作成
  • 搬出準備⇒搬出・搬入


※社内的業務
  • 移転先ビルの引越作業役割分担
  • 移転先ビルへの社員交通経路、経費見直し
  • 移転先ビルの館内細則セキュリティー入退館説明
  • 防火担当者、避難経路説明
  • 諸官庁への届出、提出書類作成


※社外的業務
  • 移転先ビルの告知(取引・関連)挨拶文章送付
  • 移転先ビルの封筒パンフレット印刷物刷新・訂正



オフィスの移転マニュアル


移転計画のプランニングに於いて、移転迄のスケジュールをどの様に組み立てをして、その際の留意点を明確にする事に依りスムーズな転居が行えます。
下記の図を例として、まずは移転する目的・移転時期はいつなのか、移転計画のプランニングが重要になりますから、スケジュール表で説明致します。


下記のタイトルをクリックして各説明をご確認いただけます。

スケジュール表
移転計画のプランニング
移転の目的をハッキリさせるために・・・まず、オフィス探しを行うための抽出をしましょう!
例えば・・・

■オフィスの向上性を求めるとき

  • 面積が狭い
  • 冷暖房が効かない
  • 電気容量が足りない

─ 等のスペック目的である場合


■オフィス経費の見直し

  • 賃料が高くて経費を下げたい。(逆に今・現在入居に比較して)
  • 現行に比べてよりグレードの高いビルへの移転を希望する

─ 等のコスト金額が目的である場合


■オフィスの利便性

  • 駅、交通便が悪くて、社員含め人の集約性が悪い

─ 等の立地や利便性が目的である場合


■新規の出店。新規事業の起業

  • 新しい事務所を新規で市内や区内他に出店開業するのか?
  • 支店・支所・営業所・出張所

─ 等のオフィスの分派・サテライトオフィス化が目的である場合


これらを踏まえて、オフィスの問題点を項目的要素で仕分けしてみましょう!



3つの要素で、現在の問題を絞り込み
問題.1
  • オフィスの向上性に於いて面積的な問題が、要素である時
  • 現在何㎡(何坪)使用中で、あとどれ位必要なのか?⇒拡張移転の場合
  • 現在何㎡(何坪)使用中で、面積が大きすぎなのか?⇒縮小移転の場合
問題.2
  • オフィスの経費の見直し等のコスト的要素である時
  • 面積あたりの賃料・共益費等の金額
  • 空調料金、電気、ガス、灯油、等付帯費用
  • その他年間に掛る駐車場使用料金、ゴミ処理、清掃費用、町内会費等
問題.3
  • オフィスのスペック的要素である時
  • 建物の規模
  • セキュリティー
  • 電気容量、空調設備
  • 交通機関等の利便性

オフィスの選定
先の要素から絞り込まれた内容に於いて、①・②を行い・・・
  • 物件の情報収集
  • 物件の立地調査
  • 物件の品質、コストバリュー調査
  • オフィスコスト(総月間費用の見直し)
  • オフィスレイアウトの再構築
  • 現在オフィスの欠点解消
  • オフィスの市況調査


物件の内覧と選定
したあとに選んだビルから


現在オフィスと新しいオフィスのコストパフォーマンスを比較して
希望したビルの
  • 賃貸借物件の条件交渉
  • 賃貸借物件の契約内容
  • 館内規則、防火管理等の内容
  • 賃貸借物件の入居時期(可能時期や賃料発生日)
入居している現在オフィスの賃貸借契約内容から
  • 退去予告時期
  • 敷金預けた金員の返還時期
  • 原状回復費用の見積り

これらを確認してから・・・

賃貸借契約
オフィスの決定
  • 賃料・共益費・駐車料金・トランクルーム等の固定費用や、敷金・保証金、預り金、一時金等の支払い金員
  • 物件の階数・間取り
  • 館内細則、使用規則等の制限内容

を確認する。

新しいビルへの入居申し込み書類を作成・提出しましょう!
(入居の際は入居申込書に押印・会社概要書パンフレット等が必要です)

オフィスプランニング
オフィスプランニング(移転準備プロジェクトチーム編成)
準備.1
  • 新オフィスプラ基本間取り設計
  • 新オフィスへの移転スケジュール調整
  • 什器備品の入れ替え調整
  • 廃棄物の原価償却確認等
準備.2
  • 新しいオフィスの基本レイアウト組み、新規パーテーション什器・備品購入見積り、廃棄処分する物の金額を算定
  • 新しいオフィスへの間取についての工事工程と納期確認
  • 新しいオフィスへの移転費用(引越代金等)
  • 新しいオフィスの電話、通信機器、OA設備(パソコン、サーバー等)の見積り及び工事時期、納品時期確認


各業者への日程調整
  • 内装業者・・・・・(間仕り、受付カウンター、ローパテーション、看板等)
  • 電気工事業者・・・(照明器具、空調コントローラ、配線配管等)
  • 通信業者・・・・・(NTT他、光回線貫通線等配線、ルータ他設置)
  • OA機器業者・・・(ロッカー、パソコン、サーバー、LAN回線設置)
  • リース業者・・・・(自動販売機、玄関マット、机等)

移転・引越
移転・引越とその前後作業
1.新オフィスへの引越準備
  • 引越荷物、搬入経路、トラックの駐車場所の確認
  • 専用搬入等の時間制限等の調整と確認
  • エレベーター容量、扉開口部など大きさ制限の確認
  • 引越業者、新規備品納入業者への廊下・階段・エレベーター・ホール等の養生確認
2.社外業務
  • 移転先ビルの告知(取引先・関連企業)挨拶文章送付、送付枚数等、確認と発注
  • 移転先ビル名称の封筒・パンフレット印刷物の刷新や訂正
  • 各関係諸官庁への届出書類、提出書類の作成
(本店又は支店移転登記 ⇒ 法務局)
(適用事業所在 ⇒ 社会保険事務所)
(事業所税納税地変更届 ⇒ 税務署)
(労働保険・確定保険・適用事業報告・協定書・安全・衛生・産業医認定等 ⇒ 労働基準監督署)
(転居届 ⇒ 郵便局)
(防火管理者選任届 ⇒ 消防署)
3.社内業務
  • 移転先ビル説明会
  • 移転先ビル館内細則説明
  • 移転先ビルの入退館、セキュリティーセット解除説明
  • 移転先ビルへの引越役割分担
  • 移転先ビルの避難経路、防火担当者選出
  • 移転先ビルへの社員交通経路、経費の見直し