オフィス移転マニュアル
スケジュール概要
- 現契約の解約時期確認
- 解約通知書届出
- 原状回復の見積
- 廃棄物の回収
- 原状回復工事着手
- 敷金の返還（退去後3ヶ月程）
- オフィスの問題点抽出
- オフィス基本レイアウト・立地条件選定
- 物件の選定と内覧
- 物件の賃貸借契約内容確認
- 入居申込書提出
- 賃貸借契約書面取交
- 敷金・保証金等一時支払い
※内装・設備・通信業者
- オフィスのレイアウト設計と什器備品、間仕切パーテーション等の企画調整
- 内装設備工事作業開始
- 電話・光回線・ＯＡ設備の移設手配
- 電気・設備防災工事作業開始
- 新規什器備品納入・工事
- 工事完了検査
※引越業者
- 引越業者打合せ・見積・下見
- 移転作業計画書作成
- 搬出準備⇒搬出・搬入
※社内的業務
- 移転先ビルの引越作業役割分担
- 移転先ビルへの社員交通経路、経費見直し
- 移転先ビルの館内細則セキュリティー入退館説明
- 防火担当者、避難経路説明
- 諸官庁への届出、提出書類作成
※社外的業務
- 移転先ビルの告知（取引・関連）挨拶文章送付
- 移転先ビルの封筒パンフレット印刷物刷新・訂正
オフィスの移転マニュアル
移転計画のプランニングに於いて、移転迄のスケジュールをどの様に組み立てをして、その際の留意点を明確にする事に依りスムーズな転居が行えます。
下記の図を例として、まずは移転する目的・移転時期はいつなのか、移転計画のプランニングが重要になりますから、スケジュール表で説明致します。
下記のタイトルをクリックして各説明をご確認いただけます。
移転の目的をハッキリさせるために・・・まず、オフィス探しを行うための抽出をしましょう！
例えば・・・■オフィスの向上性を求めるとき
- 面積が狭い
- 冷暖房が効かない
- 電気容量が足りない
─ 等のスペック目的である場合
■オフィス経費の見直し
- 賃料が高くて経費を下げたい。（逆に今・現在入居に比較して）
- 現行に比べてよりグレードの高いﾋﾞﾙへの移転を希望する
─ 等のコスト金額が目的である場合
■オフィスの利便性
- 駅、交通便が悪くて、社員含め人の集約性が悪い
─ 等の立地や利便性が目的である場合
■新規の出店。新規事業の起業
- 新しい事務所を新規で市内や区内他に出店開業するのか？
- 支店・支所・営業所・出張所
─ 等のオフィスの分派・サテライトオフィス化が目的である場合
これらを踏まえて、オフィスの問題点を項目的要素で仕分けしてみましょう！
３つの要素で、現在の問題を絞り込み
問題.1
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問題.2
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問題.3
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先の要素から絞り込まれた内容に於いて、①・②を行い・・・
①
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②
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物件の内覧と選定
したあとに選んだビルから現在オフィスと新しいオフィスのコストパフォーマンスを比較して
希望したビルの
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入居している現在オフィスの賃貸借契約内容から
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これらを確認してから・・・
オフィスの決定
- 賃料・共益費・駐車料金・トランクルーム等の固定費用や、敷金・保証金、預り金、一時金等の支払い金員
- 物件の階数・間取り
- 館内細則、使用規則等の制限内容
を確認する。
新しいビルへの入居申し込み書類を作成・提出しましょう！
（入居の際は入居申込書に押印・会社概要書パンフレット等が必要です）
（入居の際は入居申込書に押印・会社概要書パンフレット等が必要です）
オフィスプランニング（移転準備プロジェクトチーム編成）
準備.1
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準備.2
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各業者への日程調整
- 内装業者・・・・・（間仕り、受付カウンター、ローパテーション、看板等）
- 電気工事業者・・・（照明器具、空調コントローラ、配線配管等）
- 通信業者・・・・・（ＮＴＴ他、光回線貫通線等配線、ルータ他設置）
- ＯＡ機器業者・・・（ロッカー、パソコン、サーバー、ＬＡＮ回線設置）
- リース業者・・・・（自動販売機、玄関マット、机等）
移転・引越とその前後作業
1.新オフィスへの引越準備
- 引越荷物、搬入経路、トラックの駐車場所の確認
- 専用搬入等の時間制限等の調整と確認
- エレベーター容量、扉開口部など大きさ制限の確認
- 引越業者、新規備品納入業者への廊下・階段・エレベーター・ホール等の養生確認
2.社外業務
（本店又は支店移転登記 ⇒ 法務局）
（適用事業所在 ⇒ 社会保険事務所） （事業所税納税地変更届 ⇒ 税務署） （労働保険・確定保険・適用事業報告・協定書・安全・衛生・産業医認定等 ⇒ 労働基準監督署） （転居届 ⇒ 郵便局） （防火管理者選任届 ⇒ 消防署） |
3.社内業務
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