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検討リスト
オフィス移転マニュアル
スケジュール概要
現オフィスの退去
7ヶ月前
現契約の解約時期確認
6ヶ月前
解約通知書届出
原状回復の見積
1ヶ月前
廃棄物の回収
当月（引越日）
原状回復工事着手
1ヶ月後
敷金の返還（退去後3ヶ月程）
新オフィスの選定契約
1年~8ヶ月前
オフィスの問題点抽出
7ヶ月前
オフィス基本レイアウト・立地条件選定
6ヶ月前
物件の選定と内覧
5ヶ月前
物件の賃貸借契約内容確認
3ヶ月前
入居申込書提出
2ヶ月前
賃貸借契約書面取交
1ヶ月前
敷金・保証金等一時支払い
新オフィス
プランニング作業
（内装・設備・通信業者）
4ヶ月前
オフィスのレイアウト設計と什器備品、間仕切パーテーション等の企画調整
2ヶ月前
内装設備工事作業開始
電話・光回線・ＯＡ設備の移設手配
1ヶ月前
電気・設備防災工事作業開始
当月(引越日)
新規什器備品納入・工事
工事完了検査
新オフィス
プランニング作業
（引越業者）
3ヶ月前
引越業者打合せ・見積・下見
2ヶ月前
移転作業計画書作成
当月(引越日)
搬出準備⇒搬出・搬入
新オフィス
転居引越
（社内的業務）
3ヶ月前
移転先ビルの引越作業役割分担
2ヶ月前
移転先ビルへの社員交通経路、経費見直し
1ヶ月前
移転先ビルの館内細則セキュリティー入退館説明
当月(引越日)
防火担当者、避難経路説明
1ヶ月後
諸官庁への届出、提出書類作成
新オフィス
転居引越
（社外的業務）
1ヶ月前
移転先ビルの告知（取引・関連）挨拶文章送付
移転先ビルの封筒パンフレット印刷物刷新・訂正
オフィスの移転マニュアル
移転計画のプランニングに於いて、移転迄のスケジュールをどの様に組み立てをして、その際の留意点を明確にする事に依りスムーズな転居が行えます。
下記の図を例として、まずは移転する目的・移転時期はいつなのか、移転計画のプランニングが重要になりますから、スケジュール表で説明致します。
移転計画のプランニング
— オフィスの問題点抽出
移転の目的をハッキリさせるために、
オフィス探しを行うための抽出をしましょう！
オフィスの向上性を求めるとき
- 面積が狭い
- 冷暖房が効かない
- 電気容量が足りない
─ 等のスペック目的である場合
オフィス経費の見直し
- 賃料が高くて経費を下げたい。（逆に今・現在入居に比較して）
- 現行に比べてよりグレードの高いﾋﾞﾙへの移転を希望する
─ 等のコスト金額が目的である場合
オフィスの利便性
- 駅、交通便が悪くて、社員含め人の集約性が悪い
─ 等の立地や利便性が目的である場合
新規の出店。新規事業の起業
- 新しい事務所を新規で市内や区内他に出店開業するのか？
- 支店・支所・営業所・出張所
─ 等のオフィスの分派・サテライトオフィス化が目的である場合
3つの要素で、現在の問題を絞り込み
問題.1
- オフィスの向上性に於いて面積的な問題が、要素である時
- 現在何㎡（何坪）使用中で、あとどれ位必要なのか？⇒拡張移転の場合
- 現在何㎡（何坪）使用中で、面積が大きすぎなのか？⇒縮小移転の場合
問題.2
- オフィスの経費の見直し等のコスト的要素である時
- 面積あたりの賃料・共益費等の金額
- 空調料金、電気、ガス、灯油、等付帯費用
- その他年間に掛る駐車場使用料金、ゴミ処理、清掃費用、町内会費等
問題.3
- オフィスのスペック的要素である時
- 建物の規模
- セキュリティー
- 電気容量、空調設備
- 交通機関等の利便性
オフィスの選定
— 物件の内覧と比較決定
先の要素から絞り込まれた内容に於いて、
①と②を行います。
①
- 物件の情報収集
- 物件の立地調査
- 物件の品質、コストバリュー調査
②
- オフィスコスト（総月間費用の見直し）
- オフィスレイアウトの再構築
- 現在オフィスの欠点解消
- オフィスの市況調査
物件の内覧と選定を行います
現在オフィスと新しいオフィスの
コストパフォーマンスの比較
希望したビルの
- 賃貸借物件の条件交渉
- 賃貸借物件の契約内容
- 館内規則、防火管理等の内容
- 賃貸借物件の入居時期（可能時期や賃料発生日）
現在オフィスの賃貸借契約内容から
- 退去予告時期
- 敷金預けた金員の返還時期
- 原状回復費用の見積り
賃貸借契約
— 賃貸借条件•入居時期確定
オフィスの決定時の確認
- 賃料・共益費・駐車料金・トランクルーム等の固定費用や、敷金・保証金、預り金、一時金等の支払い金員
- 物件の階数・間取り
- 館内細則、使用規則等の制限内容
新しいビルへの入居申し込み書類を作成・提出
入居の際は入居申込書に押印・会社概要書パンフレット等が必要です。
オフィスプランニング
— 間取決定•移転費見積もり
オフィスプランニング
（移転準備プロジェクトチーム編成）
準備.1
- 新オフィスプラ基本間取り設計
- 新オフィスへの移転スケジュール調整
- 什器備品の入れ替え調整
- 廃棄物の原価償却確認等
準備.2
- 新しいオフィスの基本レイアウト組み、新規パーテーション什器・備品購入見積り、廃棄処分する物の金額を算定
- 新しいオフィスへの間取についての工事工程と納期確認
- 新しいオフィスへの移転費用(引越代金等)
- 新しいオフィスの電話、通信機器、ＯＡ設備（パソコン、サーバー等）の見積り及び工事時期、納品時期確認
各業者への日程調整
- 内装業者・・・・・（間仕り、受付カウンター、ローパテーション、看板等）
- 電気工事業者・・・（照明器具、空調コントローラ、配線配管等）
- 通信業者・・・・・（ＮＴＴ他、光回線貫通線等配線、ルータ他設置）
- ＯＡ機器業者・・・（ロッカー、パソコン、サーバー、ＬＡＮ回線設置）
- リース業者・・・・（自動販売機、玄関マット、机等）
移転・引っ越し
— 移転後書類提出・業務開始
移転・引越とその前後作業
1. 新オフィスへの引越準備
- 引越荷物、搬入経路、トラックの駐車場所の確認
- 専用搬入等の時間制限等の調整と確認
- エレベーター容量、扉開口部など大きさ制限の確認
- 引越業者、新規備品納入業者への廊下・階段・エレベーター・ホール等の養生確認
2. 社外業務
- 移転先ビルの告知（取引先・関連企業）挨拶文章送付、送付枚数等、確認と発注
- 移転先ビル名称の封筒・パンフレット印刷物の刷新や訂正
- 各関係諸官庁への届出書類、提出書類の作成
（本店又は支店移転登記 ⇒ 法務局）
（適用事業所在 ⇒ 社会保険事務所）
（事業所税納税地変更届 ⇒ 税務署）
（労働保険・確定保険・適用事業報告・協定書・安全・衛生・産業医認定等 ⇒ 労働基準監督署）
（転居届 ⇒ 郵便局）
（防火管理者選任届 ⇒ 消防署）
（適用事業所在 ⇒ 社会保険事務所）
（事業所税納税地変更届 ⇒ 税務署）
（労働保険・確定保険・適用事業報告・協定書・安全・衛生・産業医認定等 ⇒ 労働基準監督署）
（転居届 ⇒ 郵便局）
（防火管理者選任届 ⇒ 消防署）
3. 社内業務
- 移転先ビル説明会
- 移転先ビル館内細則説明
- 移転先ビルの入退館、セキュリティーセット解除説明
- 移転先ビルへの引越役割分担
- 移転先ビルの避難経路、防火担当者選出
- 移転先ビルへの社員交通経路、経費の見直し